КАК ПОДОБРАТЬ ПЛОЩАДКУ ДЛЯ СВАДЕБНОГО ТОРЖЕСТВА
Площадка (или заведение/локация/место проведения) для свадебного торжества – значимый, базисный элемент мероприятия, который стоит выбирать в первую очередь. Интерьер места проведения церемонии и банкета влияет на концепцию, визуальное оформление, цветовое решение свадьбы, а также на настроение, характер свадьбы и т.д. В связи с этим особо привлекательные площадки бронируются за несколько месяцев до события, порой даже за год и больше.
Площадка должна удовлетворять следующим первостепенным требованиям:
- Удобно и комфортно для Вас и Ваших гостей;
- Высокий уровень качества еды и сервиса;
- Красивое и опрятное место;
- Удачное территориальное расположение;
- Наличие одной или нескольких площадок для выездной регистрации.
Конечно, место проведения мероприятия должно полностью отвечать Вашему вкусу и требованиям (будь то лаконичный лофт или роскошный богемный ресторан).
Очень часто молодожены, приезжая в зал, принимают эмоциональные и, даже можно сказать, импульсивные решения: «Всё красиво, все здорово, надо срочно брать!» Но, как и везде, в подготовке к торжеству есть множество нюансов, о которых лучше узнать заранее и только после этого делать свой взвешенный выбор!
В данной статье мы решили поделиться с Вами многолетним опытом нашей компании и помочь Вам разобраться во всех тонкостях, на которые стоит обращать внимание при выборе места проведения мероприятия.
Итак, представляем Вам Топ-15 вопросов к потенциальной площадке для мероприятия, ответы на которые следует выяснить:
1. Вместимость зала, количество посадочных мест?
Необходимо сопоставить метраж площадки и количество приглашенных людей. Гостям должно быть комфортно подойти и разместиться за своим столиком. Официанты должны иметь свободный доступ к каждому столу и гостю за ним. Обязательно нужно предусмотреть место для сцены и танцпола.
Важный момент: наличие «слепых зон» и возможность их обойти/устранить с помощью продуманной расстановки мебели/дополнительного видео-оборудования. Зрительный контакт и визуальная доступность очень важны на мероприятии, как для молодых, так и для гостей. Визуальный контакт придаёт спокойствия молодым (т.к. они могут оценить происходящее и настроение всех гостей), а гости, в свою очередь, могут обмениваться эмоциями с молодожёнами.
Также отсутствие «слепых зон» даёт гостям ощущение постоянной включенности во всё происходящее.
2. Как добраться до площадки, в том числе общественным транспортом?
Нужно обеспечить гостям максимально удобный маршрут к месту проведения свадьбы и, уже во время пути, постараться создать им настроение праздника. Для этого стоит уточнить, есть ли :
- Указатели по дороге и прочие ориентиры.
- Гео-метки на виртуальных картах, навигаторах.
- Возможность гостям добраться «своим ходом», на общественном транспорте.
3. Расчет бюджета на банкет.
В первую очередь ознакомьтесь с меню, вероятнее даже, с банкетным меню заведения. Затем, вместе с банкетным менеджером оцените примерный бюджет банкета (рестораны работают, как правило, по депозиту или банкетному предложению на человека). После вышеописанных действий Вы можете согласовывать и подписывать договор. Важно помнить о том, что:
- среднестатистический гость съедает за 5-6 часов банкета около 1,4 кг. еды (плюс торт!);
- на выходе блюдо обычно весит меньше заявленного +
- нужно включить в меню безалкогольные напитки (можно ориентироваться на 0,6-0,7л. на человека).
Огромным плюсом будет, если Вы оцените блюда и сервис заведения, попробовав местную кухню, к примеру, за обедом.
4. Каковы условия по закупу алкоголя?
У ресторанов есть несколько распространенных форматов работы с клиентами:
- заплатить пробковый сбор за человека и привезти все свое (один из самых удобных);
- заплатить тот же сбор за каждую бутылку;
- заказать первую часть у ресторана, и вторую, большую, привезти с собой.
Для справки и понимания: при заказе всего алкоголя у ресторана Вы потратите в среднем в 3-4 раза больше денег, чем при закупке его же в любом магазине вроде METRO.
5. Есть ли на площадке холодильник для торта?
Нужно выяснить:
- насколько он вместительный;
- будет ли в нем место в день мероприятия для Вашего торта (в случае, если Вы заказываете его «со стороны»);
- Есть ли тележка и скатерть для неё, нож, лопатка для торта (и как они выглядят) - об этом стоит позаботиться заранее.
Для справки: обычно хранить торт до выноса можно при нулевой температуре.
6. Есть ли ограничения на ввоз декораций и технического оборудования?
С какого времени можно заезжать на территорию заведения, нет ли нюансов? Об этом может позаботиться ваш организатор. Например, ресторан закрывается на бизнес-ланч, поэтому заезжать можно только за 2 часа до начала мероприятия – этого времени, исходя из практики, не достаточно для монтажа и декорирования площадки!
Важно понимать:
- есть ли удобные подъезды, лифты и т.д. для выгрузки тяжелого оборудования, декора, реквизита;
- позаботится ли ресторан после мероприятия об утилизации флористического мусора;
- нужно ли доплачивать за то, что подрядчики заезжают рано утром и выезжают через несколько часов после окончания банкета?
7. Наличие «смежного» c вами зала.
Какова вероятность пересечения вашего мероприятия с другим, которое идёт параллельно в соседнем зале? Конечно, крайне нежелательно, чтобы гости разных мероприятий пересекались друг с другом, т.к. это может привести к совершенно неожиданным ситуациям.
8. Место для проведения выездной регистрации.
Как оно выглядит, не перекрывают ли красивый вид высотки-новостройки? Как можно подъехать/подплыть/подлететь к ней, насколько она обособлена только для Вас и Ваших гостей, есть ли возможность поставить туда стульчики, воткнуть в землю арку или тяжелое оборудование? А также будет ли удобно туда добираться девушкам на каблуках.
9. Место для фуршета и прочие зоны.
Как далеко зона фуршета располагается от банкетной зоны, зоны выездной регистрации? Если стол с закусками расположен на улице, то есть ли план «Б» на случай дождя? Есть ли возможность устроить и фуршет и выездную регистрацию под крышей, при необходимости, или, есть ли возможность охлаждения этих зон в случае жары? Есть ли поблизости места для курения, гардероб, туалеты?
10. Обслуживание официантов.
Необходимо узнать:
- сколько человек выделяют на каждый стол,
- внешность официантов;
- дресс-код (возможность выбрать форму).
- возможно ли провести брифинг с официантами на тему внешнего вида, поведения, подачи блюд, дозаказа со стороны гостей и т.д.
11. Наличие и точное количество столов, стульев (их формы/модели), текстиля (его качество/цвет/количество).
Бывает так, что площадка подходит идеально, но стулья не вписываются в концепцию свадьбы. В результате мебель приходится брать в аренду. Об этом тоже нужно позаботиться заранее, возможен вариант аренды у оформителей или кейтеринговых компаний, которые обслуживают банкеты.
12. Наличие технического оснащения.
Если оно есть, то в каком количестве (доп. освещение, звуковое оборудование, экраны, проекторы, возможность и стоимость их аренды). Обязательно уточните, входит ли это оборудование в аренду площадки, чтобы в день мероприятия для Вас это не было сюрпризом и незапланированными тратами.
13. Возможность размещения гостей на ночь, если свадьба планируется на 2 дня.
Уточните, есть ли специальные условия для размещения гостей Вашего мероприятия, групповые заезды.
14. Комплименты от площадки молодоженам.
Это может быть гостиничный номер (при условии их наличия), торт или что-то другое. Если торт, то обязательно нужно посмотреть примеры кондитерских работ данного заведения, попробовать начинки.
15. Возможность убрать что-то из интерьера.
Такая возможность может понадобиться, если часть предметов существующего интерьера не соответствует выбранной Вами концепции (картины, ковры, мебель и пр). Можно ли это выносить или вообще двигать? Особенно это касается исторических мест (а вдруг этому паркету 200 лет и на нём не должно появиться ни одной царапинки!).
В завершении статьи хотим сказать, что, конечно, никто не застрахован от форс-мажоров… Самое главное - помните о том, что многое можно решить доброжелательным человеческим отношением, почти обо всех деталях в вашем идеальном месте можно договориться, обсудить с персоналом или владельцем заведения. Поэтому при выборе площадки обращайте внимание на то, как Вас встретили, как с Вами общались, отвечали на все вопросы, насколько дружелюбен и внимателен к Вам был персонал.
И помните: идеально то место, в котором комфортно, в первую очередь, Вам! Отличного праздника!
ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ?